Diverses études estiment qu'il ya entre 10 et 17 millions réunions d'une journée moyenne aux États-Unis, soit plus de trois milliards de réunions par an. Une rencontre entre plusieurs directeurs ou cadres peuvent coûter plus de 1000 $ de l'heure des coûts salariaux seuls.
Toutes ces rencontres, et pourtant, les gestionnaires, les superviseurs, les ingénieurs et les travailleurs conviennent que de nombreuses réunions sont une perte de temps. N'avez-vous jamais frustré, se appelées à assister aux réunions qui semblent perdre trop de temps? Avez-vous jamais souhaité vous faire quelque chose?
Certains symptômes à surveiller:
1. Faire certaines réunions radoter, n'ont pas de but clair, n'ont pas un agenda, un ordre du jour que personne ne suit?
Pratique bonne réunion indique qu'un programme spécifique permettra de réduire le temps perdu lors d'une réunion. Un sondage de 471 leaders de gestion a noté que 90 pour cent des personnes interrogées ont attribué l'échec de la plupart des réunions à un «manque de planification avancée et d'organisation." Non seulement il est un important programme; habiliter les gens à signaler lors de la réunion s'éteint l'ordre du jour peut également indispensables.
2. Avez-vous déjà remarqué des gens qui font leur propre chose lors de la réunion: textos, parler au téléphone, répondre au courrier électronique, portant sur des conversations non apparentées.
Une façon d'éviter ce problème: établir quelques règles de base avant le début de la réunion. Les règles de base sont les règles et règlements de personnes d'accord. Règles pourraient inclure des limites sur les conversations SMS, email et téléphone, pas de conversations off-board, etc Les gens peuvent avoir besoin de se rappeler les règles de base au début de la réunion, ou lors de cours de la réunion.
3. Est-il fréquent que les gens ne sont pas prêts - ils n'ont pas lu le rapport, document, feuille de calcul que la réunion était sur le point ou n'ont pas fait les recherches qu'ils avaient promis?
Une organisation bien gérée détient membres du personnel responsables de faire leur travail et leurs promesses. Les gens ont des rôles dans une organisation, et souvent d'autres personnes comptent sur eux pour faire ce qu'ils ont dit ou promis. Les réunions sont souvent des lieux où les gens sont censés rendre compte de leur travail, partager l'information, etc Lorsque les membres ne parviennent pas à faire ce qu'on attend d'eux, ils gaspillent le temps des autres qui sont venus à la réunion afin d'apprendre quels progrès ont été réalisés. Personnes détenant des comptes pourrait faire partie des règles de base.
4. Les décisions sont discutées, mais pas encore décidé? Lorsque les décisions sont prises, les gens continuent à les combattre, les désavouer ou mauvais-bouche eux par la suite?
Un procédé de bonnes affaires se fait des activités essentielles avec un minimum de déchets. Un processus de réunion de qualité exige des décisions ou exige que cette question soit poursuivi à la prochaine réunion. Si une décision ne peut toujours pas être faite, la décision peut être nécessaire de coups de pied à l'étage ou affecté à un sous-groupe.
Le deuxième problème est que, après que chacun ait eu son mot à dire et les décisions sont prises, la décision doit être soutenue par l'ensemble du groupe, même si certains sont en désaccord. Exception spéciale: lorsque la décision est illégale, immorale ou dangereux.
5. Vos réunions sont dominées par quelques beaux parleurs (pas nécessairement le chef de file)? A l'inverse, y at-il des gens compétents qui ne sont jamais entendues?
La facilitation peut améliorer le processus et les résultats des réunions. Selon un article paru dans le numéro d'automne 2006 du bulletin d'information de l'animateur, à l'aide d'un animateur de la réunion qualifiée augmente la productivité d'un projet de 25%. Bien sûr, ils pourraient avoir un parti pris, mais d'avoir quelqu'un avec une formation en animation de réunions améliorerait probablement la plupart des réunions.
6. Les gens arrivent en retard, ou d'aller et venir? Les réunions commencent et se terminent tard fin?
Intégrité - d'examiner l'intégrité des poutres d'acier dans un bâtiment. Si un ou plusieurs manquait, ne serait pas le bâtiment s'affaisser ou tomber? L'intégrité de votre groupe de travail ou une équipe est compromise lorsque les personnes clés sont absents, il n'a pas d'importance si ce n'est d'être en retard ou partir plus tôt. Ils pourraient rater les communications importantes ou de perdre tout le monde le moment où ils doivent être spécialement mis à jour.
7. Avez-vous jamais quitter une réunion avec un mal de tête ou trop fatigué? Ne vous laissez généralement certaines réunions en colère, frustré ou déprimé?
Est-ce votre style de rencontrer sain pour vous? Allez-vous et asseyez-vous avec des beignes, du café, des boissons gazeuses, des bagels et d'autres aliments que Spike votre taux de sucre sanguin et provoquer des plantages? Les réunions plus longtemps que nécessaire ou sont-ils fonctionner sans interruption? Tenez-vous le mauvais type de rencontre pour toute heure de la journée? Pensez à la logistique de la réunion pour voir si vos réunions réellement aider ou entraver le travail de l'organisation.
Estimations de l'industrie Semaine de magazines que les réunions des déchets 37 milliards de dollars par an aux États-Unis seulement. Partie de cet argent est gaspillé dans votre organisation!
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